21 dicas para ser mais produtivo – que realmente funcionam

Elimine todas as distrações

Isto, com certeza, é o que mais impede as pessoas hoje em dia de serem mais produtivas. As interrupções e distrações vêm de todo lado. Contudo a principal fonte de distrações é o celular.

Na hora de fazer seu trabalho ou de estudar não deixe seu celular por perto. Coloque numa gaveta, deixe em outro cômodo da casa.

Se precisar que ele fique por perto desligue todas as notificações. Há Apps que fazem isso para você, tais como, AppBlock, Plantie, e mais.

Mas não é somente o celular a única fonte de interrupções, notificações de e-mails, várias abas do navegador abertas, alertas de programas. Portanto, estes precisam ser temporariamente desligados também.

Liste suas tarefas mais importantes e defina prazos para elas

Anotar as coisas geralmente é chato, eu sei, mas se realmente você quer ser mais produtivo e realizar todas as suas atividades, elas precisam estar listadas.

A melhor forma de fazer isso é com você. Organize sua mente também.

Pode ser por aplicativos tal qual o Todoist, Google Tarefas, Evernote, a lista de apps para isto é gigante, só pesquisar aí por “apps de lista de tarefas”.

Além disso, pode ser também anotando numa agenda, do jeito antigo mesmo.

Importante é anotar suas principais tarefas e o prazo que você precisa entregá-las. Assim poderá organizar sua semana ou dia com o foco em alguma delas conforme seus prazos.

Organize suas semanas e dias para ser mais produtivo

É uma boa ideia quebrar a semana em blocos. Levante todos os tipos de atividades, pessoais, profissionais assim como de desenvolvimento, que você precisa fazer ao longo da semana.

Agrupe essas tarefas em dias e horários específicos com antecedência. Nesse sentido, quando inicia a semana ou quando termina, você saberá o que precisa fazer.

Defina o dia para estudar, para realizar uma atividade importante, para se dedicar a você.

Na noite anterior a estes dias escreva uma lista do que precisa fazer no dia seguinte. A tarefa mais importante sempre vem primeiro e em seguida liste as restantes. Importante é colocar somente o que é possível fazer naquele dia.

Defina períodos de tempo para suas atividades

Faça a estimativa de tempo que precisa para fazer as diferentes tarefas e se precisar coloque no relógio.

Há uma técnica chamada “Pomodoro”, sempre que selecionar uma atividade tenha foco total nela por períodos de 25 a 30 minutos. Este foco vai te fazer bem mais produtivo naquilo que estiver fazendo.

Faça um intervalo de 5 a 10 minutos e em seguida volte a focar novamente pelo mesmo período de 25 a 30 minutos. Se a atividade exigir mais tempo, repita a lógica mais uma ou duas vezes, depois que fizer mais vezes tirar um tempo maior de descanso.

Descubra o período do dia em que você é mais produtivo

Muitas pessoas funcionam melhor pela manhã, assim como outras durante à tarde, algumas à noite ou até mesmo na madrugada. Entenda qual é o melhor período do dia para você produzir mais e melhor.

Então, faça testes e observe o seu nível de produtividade em cada um desses períodos.

Assim que descobrir, deixe para fazer as suas tarefas mais desafiadoras nessa hora, pois suas chances de sucesso serão maiores.

Apenas comece algo

Muitas vezes começar pode ser a parte mais difícil de uma tarefa. As pessoas tendem a esperar a hora perfeita, com as melhores condições para iniciar algo.

Não espere, comece a fazer o que precisa ser feito. Planeje, coloque nas suas listas de ações, mas vá além disso. Simplesmente comece a fazer, isso com certeza vai mudar a sua vida.

Não seja multitarefas

Antes todos achavam que conseguir fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo era sinônimo de ser produtivo. Ao contrário disso, hoje vemos que isto não é bem verdade.

Para fazer algo com qualidade e com maior rapidez está mais que comprovado que devemos manter o foco em uma tarefa por vez.

Então se concentre em uma coisa de cada vez, termine ela e então siga para a próxima.

Se desafie

Coloque para você algumas metas desafiadoras, ainda assim atingíveis. Sem metas que valem a pena, você nunca estará realmente motivado a realizar as coisas.

Importante é que, além de serem desafiadoras, é que sejam igualmente possíveis de serem alcançadas. 

As metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido. Estas características são chamadas de SMART, sigla em inglês para todos os pontos que listei.

Recompense seu esforço

Sempre que cumprir tarefas importantes para sua evolução comemore.

Não precisa ser nada muito grande, mas se dê pequenos mimos, coisas que te agradam e que fazem você se sentir feliz em realizar.

Se permita fazer um passeio com a família, ou então uma atividade ao ar livre, ou também assistir aquele lançamento que tanto quer ver. Evite se recompensar com comidas, bebidas ou compras. Se exagerar nesse tipo de recompensa, às vezes pode se tornar um problema no futuro.

Agrupe as tarefas similares

Por exemplo, atividades como responder e-mails, responder mensagens, fazer chamadas, estudar, escrever artigos de blog, anotar seus gastos semanais, entre outras, podem ser agrupadas.

Então organize seu dia para fazer todas as tarefas similares de uma vez só. Assim seu foco é naquele tipo de ação, isto te fará mais produtivo na execução.

ambiente organizado ajuda a ser mais produtivo

Se você trabalha em casa tanto quanto no escritório, deixe sua mesa organizada. Tudo que estiver em volta dela também. Nada de papéis desnecessários, bem como amontoados de coisas que não sejam utilizadas no trabalho.

O mesmo vale na hora de estudar. Um ambiente limpo ajuda na concentração e a manter o foco.

Deixe de fácil acesso àquilo que utiliza na execução das suas atividades. O fato de não perder tempo procurando coisas melhora a produtividade também.

Sente-se numa boa postura

Para quem trabalha ou estuda sentado, na frente de um computador estar com a postura correta é fundamental.

A má postura causa cansaço, dores no corpo, ou seja, fará com que deixe de se concentrar à medida que as dores aumentem.

A postura ideal é olhar reto para frente sem precisar levantar ou abaixar a cabeça para ver bem a tela. Seus braços precisam fazer um ângulo de 90 graus com a mesa sem a necessidade de levantar os ombros.

Assim também, os joelhos precisam estar a 90 graus com o chão, às vezes será necessário colocar um apoio para os pés para conseguir esse ângulo nos joelhos.

A sua coluna também precisa estar reta, mas não dura, se precisar utilize algumas almofadas até chegar nessa posição.

Crie pequenos intervalos durante o dia. Isto vai te fazer ser mais produtivo

Pare o que está fazendo por alguns momentos. Sempre que se sentir cansado, se sentir perdendo o foco, ou seja, não conseguir se concentrar na atividade, descanse um pouco.

Estes intervalos ajudam muito para manter a energia alta. Procure mudar a rotina que está desenvolvendo, fazendo algo para quebrar aquele ciclo que deixou de ser produtivo.

Vá pegar um café, dar uma volta na sala, conversar com alguém, dê uma volta na empresa ou se estiver em casa, no quarteirão. Faça algo que descanse as vistas do mesmo modo que te desconecte com o que estava fazendo antes.

A ideia é se energizar e renovar o foco algumas vezes no dia.

Beba água… Sim é isso mesmo, estou falando sério!

A água é essencial para manter a saúde em alta. Ela também ajuda a manter os níveis de energia lá em cima.

O cérebro é parte do corpo e como tal precisa de água. Se manter hidratado ajuda no funcionamento dele, o que é fundamental para a produtividade.

Nem sempre é fácil beber água o tempo todo. Utilize técnicas, tal qual, colocar uma garrafa na sua mesa de trabalho, alarmes que te lembrem de beber água de tempos em tempos.

É claro que bebendo muita água vai precisar ir mais ao banheiro. Está certo… vá ao banheiro sempre que der vontade.

O fato de se levantar mais vezes para ir ao banheiro não vai prejudicar na busca por ser mais produtivo. O benefício de ter o corpo hidratado é muito maior que as pequenas idas ao banheiro.

Tenha hora de parar, não exagere

Você precisa descansar, recuperar as forças para que o próximo dia seja tão produtivo ou mais que hoje.

Pare de trabalhar o mais cedo que puder. Evite jornadas extensas que vão, com certeza, te deixar muito esgotado. Esgotamento causa perda de produtividade no dia seguinte ou nos dias seguintes.

Parar de trabalhar algumas horas antes de dormir, evita este excesso de cansaço. Eventualmente não teremos essa opção, mas quando puder pare mais cedo.

Utilize este tempo para praticar exercícios, ler algo, fazer o que te agrade.

Se exercite para ser mais produtivo

Está comprovado cientificamente que exercitar o corpo aumenta a produtividade e dá maior motivação para trabalhar, estudar, assim como fazer tarefas no dia a dia.

Não deixe de fazer exercícios físicos regularmente. Faça algo que te agrade, uma caminhada, academia, sessões guiadas por Apps em casa, enfim o que gostar.

Se o tempo está curto, faça pequenas caminhadas no horário do almoço ou alongamentos durante os seus intervalos. Isso vai repor sua energia e dar uma alavancada na moral.

Leia algo antes de dormir

Ao contrário de perder tempo com redes sociais ou atividades improdutivas no celular antes de dormir, leia algo.

Aliás, evite telas antes de dormir, principalmente o celular, pois a luz dela reduz a produção de melatonina antes do sono. Conforme o que fizer, você pode até ativar seu cérebro e deixar ela ainda mais alerta.

Ler aumenta o conhecimento, favorece a imaginação, melhora sua empatia, te tira um pouco do mundo real e te leva para uma viagem em seus pensamentos.

É ótimo também para estimular o sono, geralmente lemos poucas páginas e logo depois estamos fechando os olhos.

Tenha um boa noite de sono

Dormir bem é essencial para a saúde. Quanto melhor a qualidade do seu sono melhor o dia seguinte. Dormir a quantidade de horas que te faz descansar vai lhe dar muita disposição no dia seguinte.

Ter disposição é quase sinônimo de ser mais produtivo, afinal desanimado a gente não consegue fazer muito.

Aprenda a dizer “Não”

Não dá para fazer tudo. Muitas das coisas que aparecem no dia a dia são dispensáveis.

Aprender a julgar o que é importante para você, assim como para aqueles que estão próximos a você é essencial na hora de dizer não para alguém.

Há várias formas de dizer um não, seja gentil, o importante é não “abraçar” o que não consegue fazer. Por isso dizer não é fundamental para sua produtividade.

Use a tecnologia para ser mais produtivo

Existe uma lista enorme de aplicativos de celular e programas de computador para ajudar a ser mais produtivo.

São diversos tipos de Apps.

Controle de tarefas e atividades (Todoist, Trello, Evernote, etc.)

Manter o foco (Plantie, StayFocusd, etc.)

Ler mais tarde algo de interesse (Instapaper, Pocket)

Definir hábitos e manter o progresso (Productive, Momentum)

E mesmo apps para relaxar, se exercitar.

Leia também: Os 5 melhores APPs para aumentar a produtividade – só os Tops.

Tem muitas opções disponíveis, a ideia aqui é te dar um início, mas se quer saber mais é só buscar na internet ou nas lojas de apps mais opções.

Domine os sistemas e programas que você usa para trabalhar

Quanto mais você souber como um programa ou app funciona mais rápido você trabalha nele.

Hoje em dia, por exemplo, a principal ferramenta de trabalho nas empresas é o excel. Se você quer fazer seu trabalho mais rápido e com melhor qualidade nesta ferramenta, aprenda ela. No nosso canal no Youtube temos um Curso Grátis de Excel.

Mas não é só excel, o Outlook, Word, PowerPoint, Power BI, o ERP que sua empresa usa. Domine todos os meios para aumentar sua produtividade.

Aprenda também atalhos de teclado para fazer as ações (ex.: Ctrl C e Ctrl V).

Melhore sua rapidez na digitação de e-mails, textos. Use apps e sites para treinar.