Você que está planejando uma nova estratégia, ou um novo produto, bem como uma forma de melhorar a forma como você faz hoje. O Mapeamento de Processos é a primeira etapa para melhorar ou implementar suas necessidades.
Na figura abaixo você vê, por exemplo, como um mapa de processos se parece.
O que é Mapeamento de Processos
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização. Isto ajuda as empresas a identificar oportunidades e a ganhar maior eficiência.
De forma mais específica o mapeamento de processos:
- Descreve o fluxo de materiais, informações e documentos;
- Mostra as várias tarefas dentro do processo;
- Mostra como as tarefas transformam entradas em saídas;
- Indica as decisões que precisam ser feitas ao longo da cadeia;
- Além disso, demonstra as relações essenciais e a interdependência entre as etapas do processo.
Por que fazer o mapeamento de processos?
O principal motivo para mapear seus processos é que as empresas que conseguem fazer bem a transformação de entradas em saídas (seus processos), no geral atendem ou excedem as expectativas dos clientes.
Fazer mudanças no sistema sem realmente entender como o processo funciona e o porquê pode levar a erros caros. Assim como criam condições que dificultam o trabalho eficaz dentro da empresa.
Se você não entender claramente um processo, não será capaz de gerenciá-lo conforme necessário e, se não puder gerenciar um processo, não poderá melhorá-lo.
Há uma estimativa de que 15 a 20% do tempo das pessoas numa empresa são para refazer coisas que estão erradas.
A definição clara dos processos nos permite identificar as áreas que causam problemas, tanto quanto gargalos, estouros de capacidade, atrasos ou desperdícios. Uma vez identificado, então é criado uma base sólida para alcançar soluções, introduzir e planejar novos processos melhorados.
O mapeamento de processos permite que se estabeleça o que está acontecendo no momento, bem como medir a eficiência com que o processo está funcionando. Assim é possível reduzir ou eliminar ineficiências.
Tipos de mapas de processos
Para te ajudar no início da sua jornada no mapeamento de processos, em seguida listamos os diferentes tipos de mapas de processos. Damos também uma breve descrição e também quando você pode usar cada um. Escolha o tipo de mapa de processo mais adequado para seu objetivo.
Fluxograma Básico para Mapeamento de processos
Um fluxograma básico é um mapa simples que visualiza as etapas de um processo, incluindo suas entradas e saídas. É bastante simples, mas nos traz uma visão detalhada de tudo o que acontece, do início ao fim.
Quando usar:
- planejar novos projetos;
- modelar e documentar um processo;
- resolver problemas;
- para ajudar as equipes a comunicar melhor as ideias;
- bem como para analisar e gerenciar fluxos de trabalho.
Mapa de processo em alto nível
É também conhecido como mapa da cadeia de valor ou mapa de cima para baixo. Mostra os principais eventos de um processo. Não dá muitos detalhes sobre os pontos de decisão, ciclo de retrabalho, funções envolvidas, etc.
Quando usar:
- para projetar e definir processos de negócios;
- assim como para identificar as principais etapas de um processo.
Mapa de Processos Detalhado
Um fluxograma, dentro das práticas de mapeamento de processos, que mostra a versão mais detalhada possível de um processo. Assim todos os detalhes dos subprocessos estão contidos no mesmo mapa e não em mapas externos.
Quando usar:
- para fornecer todas as entradas e saídas relativas a cada etapa do processo;
- bem como para documentar os pontos de decisão dentro de um processo.
Fluxograma multifuncional
Conhecido também como fluxograma horizontal. Nesse sentido é um fluxograma que mostra as relações entre as etapas do processo e as unidades funcionais (equipes / áreas / departamentos) responsáveis em uma matriz.
Quando usar:
- identificar papéis e responsabilidades no processo bem como eles se ligam;
- destacar como um processo flui entre as diversas áreas da empresa;
- para apontar possíveis falhas de processo, redundâncias, atrasos, retrabalho, excesso de controle, etc.
Matriz SIPOC
A matriz SIPOC mostra os elementos-chave de um processo, como fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. Assim a sigla SIPOC vem de SUPLIERS (fornecedores), INPUTS (entradas), PROCESS (processo), OUTPUT (saídas) e CUSTOMERS (Clientes)
Quando usar:
- para identificar os principais itens de um processo antes que seja feito um mapa detalhado;
- para definir o escopo de processos complexos.
Quem deve fazer os mapeamentos de Processos?
Em suma, é seguro dizer que todas as empresas com processos razoavelmente complexos podem se beneficiar do mapeamento de processos.
Cabe em todos os setores, indústria, serviços assim como o comércio.
Dentro das empresas é comum ser realizado por uma equipe centralizada, com a função de descrever integralmente todos os processos.
Eles trabalham com os especialistas de cada uma das áreas, ao passo que capturam seus conhecimentos e documentam por meio de mapas de processos.
Em seguida listamos alguns skills que é importante ter:
- Atenção aos detalhes;
- Tenacidade e determinação;
- Organização pessoal;
- Energia;
- Visão positiva.
São alguns dos requisitos do mapeamento de processos eficaz, envolver o maior número possível de colaboradores em workshops para capturar seus processos. Quando todos se envolvem no mapeamento, eles se sentem responsáveis, assim ajudam a alcançar seu objetivo final que se torna muito mais fácil.
Conclusão
O acompanhamento frequente dos resultados dos processos internos pode ser tida como a última etapa do mapeamento. Mas, no entanto, é apenas o início de todo um trabalho voltado à eficiência e à produtividade da sua empresa, o que deve ser cíclico e contínuo.
Todo o trabalho de Mapeamento de Processos é fundamental para que possamos atingir novos níveis de excelência. Por isso, deve ser uma das prioridades para qualquer empresa.
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