Um dos principais trabalhos para quem está fazendo uma planilha é deixar ela apresentável, ou seja, bem entendida. A formatação condicional no Excel é uma ótima maneira de deixar suas planilhas mais inteligentes.
Formatar a planilha na mão, não é a melhor forma de dar destaques aos dados nos relatórios. Dá muito trabalho, dependendo do tamanho da planilha você vai gastar muito tempo colorindo e dando destaque. Ainda assim há a possibilidade de você errar e dar destaque ao item que não deveria ou não dar destaque ao que deve.
Então, para deixar esse processo automático o Excel tem o recurso da formatação condicional. Vamos ensinar todos os passos e dicas para você usar, mas não abusar.
Se você preferir ver este conteúdo em vídeo, temos um que fala sobre formatação condicional usando cores, veja o vídeo logo em seguida. Aproveite e se inscreva no nosso canal do YouTube por aqui.
Formatação Condicional no Excel usando Cores
Sem dúvida este é um recurso que facilita muito a interpretação das planilhas.
Veja na imagem abaixo, compare nas duas tabelas qual é mais fácil de entender e que fica mais claro?
É mais fácil de enxergar o que está melhor e o que está pior com as cores na tabela do lado direito, não é!?
Observe a escala de cores, veja que o verde mais escuro é o melhor, mais positivo, e o vermelho mais escuro é o pior, mais negativo. Veja, da mesma forma, que entre estes dois valores há uma escala de verdes mais claros, amarelos e laranjas representando cada graduação da variação.
Com certeza se você fosse fazer isso na mão, sem utilizar o recurso formatação condicional no Excel iria te dar muito trabalho.
Então vamos aprender algumas formas de fazer isso.
Para baixar a planilha com todos os exemplos que fizemos é só colocar seu e-mail abaixo que enviaremos na hora.
Formatando usando valores fixos
O exemplo mais comum e mais usado no mercado é fazer a formatação da célula com base num resultado esperado. Pode ser um valor fixo ou valores conforme a distribuição nas células.
Em primeiro lugar vou falar da formatação para valores fixos.
A imagem acima é um acompanhamento de plano de ação, onde na coluna status consta como está a evolução das entregas.
Nesta coluna tem uma fórmula SE que altera o status conforme se atualiza na coluna Data Realizada. Quer saber mais sobre a função SE é só clicar e ler nosso artigo sobre esta função.
Vamos então criar esta formatação condicional no Excel com base nas oritentações e hipóteses conforme o quadro de orientação.
Sigas os passos.
Seleciona as células que vão receber a formatação conforme as condições. Na faixa de opções “Pagina Inicial” clique em “Formatação Condicional” e em seguida clique em “Gerenciar Regras…”.
Na tela seguinte clique em “Nova Regra”.
A tela acima é onde você fará as definições. Como no caso é em relação a um valor fixo dentro das células selecionadas. Clique faça conforme as setas na imagem indicam.
Observe que na segunda seta está “é igual a“, neste local além desta opção você pode escolher se “está entre” valores, ou se “não está entre” esses valores. Pode escolher se “é igual a” como fizemos, ou se “é diferente de“. Pode escolher também se “é maior do que” ou se “é maior ou igual a” e de forma contrária, se “é menor do que” ou se “é menor ou igual a“.
São várias formas de configurar como a formatação condicional no Excel irá responder às suas necessidades.
Escolhida a forma como será a validação, digite a condição a ser obedecida no caso digitamos “Executada”. Depois é hora de escolher como será formatado as células. Clique em “Formatar…”.
Neste caso vamos clicar na aba “Preenchimento” e em seguida escolher a cor Verde somente. Mas há muitas outras coisas que podem ser formatadas condicionalmente. Pode formatar o número, a fonte (tamanho, cor, negrito, sublinhado, etc…), as bordas das células e no nosso caso o preenchimento da célula.
Após escolher as cores cliquem em OK.
A primeira regra foi feita. Temos agora que fazer as outras duas restantes. Basicamente é só repetir o mesmo processo que fizemos acima.
Abaixo as telas finalizadas das outras regras.
Acima é a regra e formatação para a palavra “Andamento.
Por fim a regra e formatação para a palavra “Atrasada”.
Abaixo estão todas as três regras na tela de gerenciamento de regras.
Resultado final
Conseguimos o resultado desejado. Para o Status “Executada” a célula ficou verde, “Atrasada” ficou vermelho e “Andamento” está cinza. Os Status vão mudar conforme o plano de ação é atualizado e as cores também.
Formatação condicional no Excel conforme resultado das células
Na primeira figura deste post o exemplo é justamente esta forma de formatar condicionalmente. A escala de cores é feita conforme o maior e o menor resultado e a variação das cores fica entre estes dois valores.
Para você entender melhor, vamos ver outro exemplo.
Na lista abaixo, eu digitei de 1 a 10 (menor valor, um e maior valor, dez). Assim a escala de cores vai variar entre estes dois valores. Veja à esquerda a lista sem a formatação condicional e a direita com ela.
Escolhemos uma escala de cores que vai do vermelho ao verde com a transição em amarelo. Há outras opções de escalas de cores. Veja abaixo como fizemos.
Os passos são:
- Selecione o intervalo das células;
- Clique em formatação condicional no excel na faixa de opções “Página Inicial”;
- Escala de Cor e em seguida escolha qual escala quer.
O exemplo acima é apenas ilustrativo, a aplicação real deste caso está na imagem abaixo.
Barras de Dados e Conjuntos de Ícones
Depois que falamos das formas acima, vamos aprender como usar a barras de dados e o conjuntos de ícones no Excel. Estes dois são, da mesma forma, maneiras de fazer a formatação condicional no Excel.
A figura acima esta com a barra de dados. Observe na coluna “Preço” as barras amarelas. Elas demonstram visualmente a escala de maior preço e menor preço. A barra maior é a de R$ 11,19 a menor de R$ 2,19, conforme o valor do preço a barra tem tamanhos diferentes.
Assim conseguimos identificar rapidamente o que é preço alto, mediano e baixo.
Em seguida colocamos o passo a passo para criar uma barra de dados no Excel.
- Selecione o intervalo de células;
- Clique em formatação condicional no excel na faixa de opções “Página Inicial”;
- Escolha Barras de dados e em seguida a cor que quer, são vários tipos, tanto gradual como sólido.
Por fim vamos falar da formatação condicional no excel com conjuntos de ícones.
Veja o passo a passo de como fazer mais este tipo de formatação.
- Selecione o intervalo de células;
- Clique em formatação condicional no excel na faixa de opções “Página Inicial”;
- Escolha Conjunto de Ícones e em seguida o tipo de ícone que quer usar. tanto gradual como sólido.
Para este exemplo nós escolhemos “Mais regras”, pois vamos colocar um critério próprio para a formatação.
Utilizamos para o estílo do ícone um conjunto de setas. O tipo, que por padrão é porcentagem, mudamos para “Número” e definimos os limites para as setas. Acima de R$ 500 é verde, entre R$ 0 e R$ 500 é seta amarela para cima, entre -R$ 500 e 0 é seta amarela para baixo e menor que -R$ 500 é vermelho.
Com isso o resultado desta formatação fica conforme a figura abaixo.
Conclusão
Veja o quanto a formatação condicional no Excel ajuda na interpretação correta e rápida das informações geradas nos relatórios.
É uma excelente ferramenta que deve ser sempre usada em seus relatórios, sempre que possível utilize, vai valorizar muito seu trabalho.
Caso tenha alguma dúvida no conteúdo que passamos, deixe seu comentário abaixo. Responderemos assim que possível. Até a próxima.